Faktura e-mailem: příloha PDF nebo odkaz? Velikost, antivir, náležitosti dokladu a archivace

Faktura je po potvrzení objednávky druhý nejčastější transakční e-mail a jediný, který má příjemce povinnost archivovat. Krátká odpověď na otázku z titulku: pro většinu e-shopů a služeb je správně PDF v příloze, do velikosti kolem 1 MB, a k tomu odkaz na stažení jako záloha. Odkaz samotný dává smysl u velkých dokladů a u zákazníků, kteří mají fakturační portál. Zbytek článku vysvětluje proč a co má být uvnitř.

Příloha vs. odkaz

Praktické doporučení:

• Běžná faktura za objednávku: PDF v příloze. Zákazník ji čeká, účtárna ji chce v e-mailu, a 100 až 300 kB nikomu nevadí.
• Faktura s mnoha stranami nebo s přílohami (výpis položek, předávací protokol): odkaz ke stažení plus krátký souhrn v těle. Příloha nad několik MB u firemních příjemců často neprojde.
• Pravidelná fakturace předplatného: PDF v příloze i odkaz do zákaznického účtu, kde jsou všechny doklady. Když se e-mail ztratí, zákazník si ho najde.
• Citlivé doklady (zdravotní, právní služby): odkaz do přihlášené zóny; do e-mailu jen oznámení, že doklad je k dispozici.

Odkaz vždy veďte na vlastní doménu, ne přes zkracovač ani cizí úložiště, a nechte ho platit týdny, ne hodiny. Kdo odkaz má, má doklad, takže URL obsahuje náhodný token, ne pořadové číslo faktury.

Velikost

E-mailové služby i příjemci mají limity na velikost zprávy. Veřejně známé hodnoty velkých poskytovatelů se pohybují v desítkách MB, firemní servery bývají přísnější a některé odmítají už od 10 MB. Přes TopEmail lze posílat přílohy do 10 MB celkem na zprávu, přes API i SMTP. Prakticky:

• Fakturu generujte bez vložených fontů v plné sadě a bez rastrového loga ve vysokém rozlišení; typická jednostránková faktura má mít 50 až 300 kB.
• Nevkládejte do PDF naskenované obrázky, pokud nemusíte.
• Když se blížíte k 1 MB, zvažte odkaz.

Příloha se v e-mailu kóduje base64, takže zabírá o třetinu víc, než má soubor na disku. Příloha 8 MB je v e-mailu přes 10 MB.

Antivir a filtry u příjemce

PDF je oblíbený nosič škodlivého kódu, a proto příjemci přílohy skenují. Co se stane:

• Zdržení. Firemní brány někdy přílohu otevírají v izolovaném prostředí a e-mail předají o minuty později. Z pohledu odesílatele je to stav deferred (dočasně odloženo), nic s tím neděláte.
• Odmítnutí. Příloha obsahující JavaScript, formuláře s odesíláním dat nebo vložené soubory bývá odmítnuta. Faktura nic z toho nepotřebuje; generujte PDF bez aktivních prvků. Soubor pojmenujte srozumitelně (faktura-2026-1042.pdf), ne dokument.pdf nebo scan0001.pdf, a nikdy neposílejte fakturu jako ZIP; archiv s PDF uvnitř je typický vzor podvodných e-mailů.
• Odkazy. Brány kontrolují i odkazy v těle. Odkaz na vlastní doménu s HTTPS je v pořádku; zkracovač nebo doména cizího úložiště snižuje důvěryhodnost celého e-mailu.

Nejlepší prevence je autentizace odesílatele: faktury jsou nejčastější námět podvodných e-mailů („změnili jsme číslo účtu"), takže filtry u nich sledují SPF, DKIM a DMARC zvlášť pozorně. Faktury z neověřené domény nebo přes cizí server „via" jsou přesně to, co má filtr zastavit. Jak doménu ověřit, popisuje návod na SPF, DKIM a DMARC.

Co musí faktura obsahovat

Tahle část je pro orientaci, ne jako náhrada účetního. Náležitosti dokladu stanovují dva zákony:

• Zákon o DPH (č. 235/2004 Sb.) vyjmenovává náležitosti daňového dokladu: označení dodavatele a odběratele včetně DIČ, evidenční číslo dokladu, rozsah a předmět plnění, datum vystavení, datum uskutečnění plnění nebo přijetí úplaty, základ daně, sazbu a výši daně, případně odkaz na ustanovení, podle kterého je plnění osvobozeno nebo v režimu přenesené daňové povinnosti. Pro plnění do 10 000 Kč včetně daně lze vystavit zjednodušený daňový doklad s méně údaji.
• Zákon o účetnictví stanovuje náležitosti účetního dokladu obecně: označení, obsah a účastníky účetního případu, peněžní částku, okamžik vyhotovení a uskutečnění, podpisový záznam odpovědných osob. V praxi je pokrývá správně vystavená faktura.

Neplátce DPH vystavuje fakturu bez údajů o dani, ale s ostatními náležitostmi a obvykle s poznámkou, že není plátcem DPH.

Zákon o DPH také říká, že s použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. Souhlas nemusí být výslovný; v praxi se dovozuje z toho, že zákazník fakturu e-mailem přijal a proplatil, a e-shopy ho zahrnují do obchodních podmínek. Pro jistotu to v podmínkách mějte.

Co do e-mailu s fakturou patří mimo samotný doklad: číslo objednávky, částku, datum splatnosti a číslo účtu nebo QR platbu přímo v těle, aby zákazník nemusel přílohu otevírat kvůli zaplacení. A jedna věta o tom, kde doklad najde i později (zákaznický účet).

Archivace

Pro dodavatele i odběratele platí povinnost doklady uchovávat. U daňových dokladů zákon o DPH stanovuje 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo; po celou dobu musí být zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Zákon o účetnictví má vlastní lhůty pro účetní záznamy (u běžných účetních dokladů kratší, u účetní závěrky delší); řiďte se tím delším požadavkem, který na vás dopadá.

Co z toho plyne pro odesílání e-mailem:

• Odeslaný e-mail není archiv. Doručenky u e-mailové služby jsou k dispozici omezenou dobu (u TopEmail 90 dní) a dokazují doručení, ne obsah dokladu. Fakturu v podobě, v jaké odešla, ukládejte ve svém systému.
• Ukládejte i metadata odeslání: kdy, na kterou adresu, s jakým výsledkem (delivered, bounced). Při sporu o splatnost je „fakturu jsme poslali 3. 10. v 14:02 a server příjemce ji přijal" lepší argument než „poslali jsme ji".
• Neposílejte opravy přepisováním. Chybnou fakturu neopravujte novým PDF se stejným číslem; vystavte opravný daňový doklad a pošlete ho s odkazem na původní.
• U bounced faktur mějte proces: oprava adresy, nový pokus, případně poštou. Faktura, která se vrátila, se neposlala, a lhůty splatnosti to nezastaví.

ISDOC: strojově čitelná faktura

ISDOC je český formát elektronické faktury v XML, který umí načíst většina českých účetních systémů. Jeho smysl je, aby účtárna příjemce fakturu nepřepisovala ani nevytěžovala z PDF, ale načetla ji přímo. Varianta ISDOCX je ZIP obsahující XML i přílohy (typicky PDF podobu).

Pro e-shop prodávající spotřebitelům je ISDOC zbytečný; pro B2B fakturaci ho účtárny ocení. Praktický postup: hlavní příloha zůstává PDF (lidsky čitelná, archivační), ISDOC přidáte jako druhou přílohu nebo odkaz ke stažení. Příjemce, který ho neumí, si ho nevšimne; příjemce, který ho umí, ušetří práci. Protože brány na ZIP reagují přísněji, u ISDOCX radši odkaz než příloha.

Shrnutí

• Běžná faktura: PDF v příloze do zhruba 1 MB, k tomu odkaz do zákaznického účtu. Velké doklady: odkaz.
• Odkaz na vlastní doménu s náhodným tokenem a dlouhou platností; žádné zkracovače, žádný ZIP.
• PDF bez aktivních prvků, srozumitelný název souboru, ověřená odesílající doména.
• Náležitosti podle zákona o DPH a o účetnictví; souhlas s elektronickou fakturou mějte v podmínkách.
• Archivace 10 let u daňových dokladů ve vlastním systému, včetně záznamu o doručení.
• ISDOC jako doplněk pro B2B, ne jako náhrada PDF.

Jak posílat faktury s přílohou přes API (pole attachments) nebo přes SMTP z fakturačního programu, najdete v popisu API a SMTP. Jak e-mail s dokladem napsat, aby ho zákazník poznal a neskončil ve spamu, v článku o podobě potvrzení objednávky.