E-maily pro e-shop: potvrzení objednávky, expedice, faktura
Každá objednávka vyvolá nejméně tři e-maily, které zákazník čeká: potvrzení, informaci o expedici a daňový doklad. Když skončí ve spamu, následuje dotaz na podporu, horší hodnocení a někdy storno. TopEmail je česká brána, přes kterou tyto e-maily odcházejí z vaší domény (objednavky@vas-eshop.cz) s podpisem DKIM, s doručenkou u každé zprávy a s možností SMS zálohy. Napojíte WooCommerce pluginem, PrestaShop přes SMTP, vlastní systém přes API; doplněk pro Shoptet připravujeme.
Které e-maily e-shop posílá a co v nich nesmí chybět
| Kdy odchází | Co musí obsahovat | |
|---|---|---|
| Potvrzení objednávky | ihned po dokončení nákupu | číslo objednávky, položky a ceny, způsob platby a dopravy, dodací adresu, kontakt na podporu |
| Potvrzení platby | po připsání platby kartou nebo převodem | částku, číslo objednávky, co bude následovat |
| Expedice zásilky | při předání dopravci | dopravce, číslo zásilky a odkaz na sledování, předpokládaný termín |
| Faktura / daňový doklad | po vystavení, často spolu s expedicí | PDF v příloze nebo odkaz, číslo dokladu, splatnost |
| Připraveno k vyzvednutí | při doručení na výdejní místo | adresu a otevírací dobu, kód k vyzvednutí, do kdy zásilka čeká |
| Storno, vrácení, reklamace | při změně stavu | co se stalo, co se stane s penězi, na koho se obrátit |
Napojení podle platformy
| Platforma | Způsob napojení | Stav |
|---|---|---|
| WooCommerce / WordPress | plugin TopEmail (REST API nebo SMTP), přesměruje celé wp_mail() včetně PDF faktur; nebo libovolný SMTP plugin | plugin ke stažení |
| Shoptet | systémové e-maily posílá Shoptet; doplněk TopEmail přidá vlastní e-maily podle stavu objednávky z vaší domény | připravujeme; dnes přes API |
| PrestaShop 8 | Pokročilé parametry → E-mail → vlastní SMTP: smtp.topemail.cz, port 587 | návod |
| Vlastní e-shop, ERP, fakturace | REST API s šablonami a webhooky, nebo SMTP relay | dokumentace |
| n8n, Make a automatizace | HTTP modul na POST /api/email/send | návod |
U všech cest platí totéž: odesílatel musí být na doméně ověřené ve vašem účtu třemi DNS záznamy (SPF, DKIM, DMARC), které průvodce připraví. Současný stav své domény zjistíte bezplatnou kontrolou; postup nastavení je na stránce Odesílání e-mailů z vlastní domény. Podrobnosti ke SMTP údajům a portům shrnuje stránka SMTP server pro e-shop.
Šablony: expedice jedním požadavkem
Pro potvrzení objednávky, expedici, fakturu a další situace máme připravené výchozí šablony s proměnnými, které si v dashboardu upravíte podle své značky. Z e-shopu pak posíláte jen název šablony a data; předmět, HTML i textovou verzi doplní server. Značky tags se vrátí v doručence, takže stav e-mailu snadno spárujete s objednávkou.
{
"from": "Můj e-shop <objednavky@muj-eshop.cz>",
"to": "zakaznik@example.com",
"template": "expedice-zasilky",
"variables": {
"orderNumber": "2026-1042",
"carrier": "Zásilkovna",
"trackingUrl": "https://tracking.packeta.com/cs/?id=Z1234567890"
},
"tags": {"order": "2026-1042", "type": "shipping"},
"smsFallback": {"to": "+420600000000", "text": "Vase objednavka 2026-1042 je na ceste."}
}SMS záloha: když e-mail nedojde
Informace o expedici nebo o zásilce na výdejním místě má smysl jen včas. Pole smsFallback proto umožňuje přidat telefon a krátký text: pokud je e-mail trvale odmítnut nebo odložen déle než 4 hodiny, pošleme zákazníkovi SMS přes váš účet u sesterské brány TopSMS.cz. Zákazníci TopSMS mají oba kanály z jednoho účtu. Kdy volit e-mail, kdy SMS a kdy oba, rozebírá článek E-mail a SMS dohromady.
Doručenky a ochrana domény
- →U každého e-mailu vidíte stav (
delivered,deferred,bounced,complained) a srozumitelný český důvod včetně odpovědi cílového serveru; historie 90 dní. - →Webhook
email.statuss HMAC podpisem předá změnu stavu do vašeho systému, například pro upozornění obsluhy na nedoručené potvrzení. - →Adresy s překlepem a stížnosti jdou automaticky na blokovaný seznam; reputace vaší domény u Seznamu, Gmailu a Microsoftu zůstává v pořádku. Jak bounce vzniká a co s ním, popisuje článek o blokovaném seznamu.
- →Odesílání běží z EU (Frankfurt), zpracovatelská smlouva je součástí podmínek, podpora odpovídá česky e-mailem i telefonem.
Kolik to e-shop stojí
| Objednávek měsíčně | E-mailů (3 na objednávku) | Cena měsíčně bez DPH |
|---|---|---|
| 300 | 900 | 0 Kč |
| 3 000 | 9 000 | 320 Kč |
| 8 000 | 24 000 | 620 Kč |
| 20 000 | 60 000 | 1 240 Kč |
Časté dotazy
Mám Shoptet. Můžu přes TopEmail posílat potvrzení objednávky?
Systémové e-maily (potvrzení objednávky, změny stavu) odesílá Shoptet sám a doplněk do nich nemůže zasahovat; v administraci Shoptetu lze nastavit odesílatele a DNS záznamy, což popisuje náš návod. Doplněk TopEmail, který připravujeme, bude posílat vlastní e-maily navíc podle stavu objednávky z vaší ověřené domény, s doručenkami a historií. Už dnes to jde přes API.
Jak dlouho trvá napojení WooCommerce?
Instalace pluginu TopEmail a vložení API klíče zabere pár minut. Plugin přesměruje veškerou poštu WordPressu včetně PDF faktur z fakturačních pluginů a při výpadku se vrátí k odeslání přes WordPress, aby zákazník e-mail dostal vždy. Alternativou je SMTP nastavení v libovolném SMTP pluginu.
Fakturu posílat jako PDF přílohu, nebo odkaz?
Oba způsoby fungují; přílohy do 10 MB jsou v ceně. Příloha je pro zákazníka pohodlnější a doklad má u sebe i po letech, odkaz zase umožňuje doklad opravit a sledovat stažení. Řada e-shopů kombinuje obojí: PDF v příloze plus odkaz do zákaznické sekce.
Co když zákazník uvede špatný e-mail?
E-mail se vrátí jako trvale odmítnutý (bounced), adresa jde automaticky na blokovaný seznam a vy to uvidíte v dashboardu i webhookem. Pokud máte zapnutou SMS zálohu a znáte telefon zákazníka, pošleme mu místo toho SMS přes váš účet TopSMS.cz, takže se o objednávce dozví i tak.
Smím do potvrzení objednávky přidat kupón na další nákup?
Tím se část e-mailu stává obchodním sdělením podle zákona č. 480/2004 Sb., pro které potřebujete souhlas nebo zákaznickou výjimku a možnost odhlášení. Doporučujeme potvrzení nechat čistě transakční; marketing patří do samostatných kampaní.
Kolik zaplatí e-shop s 3 000 objednávkami měsíčně?
Tři e-maily na objednávku (potvrzení, expedice, faktura) dávají 9 000 e-mailů. Prvních 1 000 je zdarma, dalších 4 000 stojí 0,06 Kč (240 Kč) a zbylých 4 000 po 0,02 Kč (80 Kč), celkem 320 Kč bez DPH měsíčně, bez paušálu.
test.topemail.cz.