Pravidla použití služby

Acceptable Use Policy služby TopEmail.cz

Verze 1.0 · platná od 23. 10. 2026 · součást obchodních podmínek

1. Co se přes TopEmail smí posílat

• potvrzení objednávky, platby, rezervace nebo registrace,
• informace o stavu objednávky, expedici a doručení zásilky,
• faktury, daňové doklady, upomínky k zaplacení a výpisy,
• ověřovací kódy, odkazy pro reset hesla, přihlašovací upozornění, dvoufaktorové ověření,
• systémové a bezpečnostní notifikace z aplikace, kterou příjemce používá,
• provozní informace zákazníkům (změna podmínek, výpadek, termín servisu),
• odpovědi na dotazy a zprávy z helpdesku.

Příjemcem je vždy osoba, která svou adresu sama uvedla odesílateli (objednávka, registrace, smlouva) a od které lze zprávu rozumně očekávat.

2. Co se posílat nesmí

• Nevyžádaná obchodní sdělení (spam) a hromadné kampaně na adresy bez prokazatelného souhlasu nebo zákaznického vztahu podle zákona č. 480/2004 Sb. a GDPR.
• Koupené, pronajaté, stažené nebo jinak získané seznamy adres a adresy z veřejných zdrojů (web, rejstříky, sociální sítě).
• Phishing a podvodné zprávy: vydávání se za jinou osobu, banku, úřad nebo službu; zprávy zastírající skutečného odesílatele; falešné faktury a výzvy k platbě.
• Škodlivý obsah: malware, odkazy na škodlivé stránky, kódy a nástroje k neoprávněnému přístupu.
• Nezákonný obsah: cokoli, co porušuje právní předpisy ČR nebo EU, práva třetích osob (autorská práva, ochranné známky, osobnostní práva) nebo podporuje nezákonnou činnost.
• Obsah s vysokou mírou stížností: hazard a sázky bez licence, půjčky s klamavými podmínkami, „zaručené" investice a kryptoměnové nabídky, léky a doplňky bez registrace, zbraně, pornografie, seznamovací a dospělý obsah, schémata rychlého zbohatnutí, multi-level marketing.
• Zprávy, které příjemce odmítl: po odhlášení, stížnosti nebo zařazení na blokovaný seznam se adrese dál neposílá.
• Odesílání z domény, kterou odesílatel nevlastní nebo kterou neověřil ve svém účtu; adresy freemailových služeb (gmail.com, seznam.cz, email.cz…) v poli Od nelze použít.

3. Povinnosti odesílatele

• Posílat jen z ověřené vlastní domény s nastavenými záznamy SPF, DKIM a DMARC, které služba připraví.
• Uvádět pravdivou identitu odesílatele: skutečné jméno firmy, funkční adresu pro odpověď a kontakt na provozovatele.
• Pokud odesílatel posílá i informační zprávy (ne čistě transakční), musí obsahovat funkční odhlášení jedním krokem (hlavička List-Unsubscribe a odkaz v těle) a odhlášení respektovat nejpozději do 48 hodin.
• Udržovat čistý seznam adres: neposílat na adresy, které se vracejí jako neexistující, a nezkoušet „hádat" adresy.
• Chránit API klíče a SMTP přihlašovací údaje; při podezření na únik je okamžitě vyměnit v účtu.
• Zpracovávat osobní údaje příjemců v souladu s GDPR; provozovatel je zpracovatelem podle zpracovatelské smlouvy.

4. Limity nedoručitelnosti a stížností

U každého účtu průběžně sledujeme podíl nedoručitelných zpráv (hard bounce) a stížností na spam (complaint) hlášených poskytovateli schránek.

• Míra nedoručitelnosti nad 2 % nebo míra stížností nad 0,05 % v klouzavém období vede k automatickému pozastavení odesílání a kontrole účtu člověkem.
• Adresy, které se vrátí jako neexistující nebo si stěžují, přidáváme na blokovaný seznam účtu; další zprávy na ně se nepošlou a neúčtují.
• Nové účty mají nízký denní limit, který zvyšujeme postupně podle skutečných výsledků doručování.

5. Ověření zákazníků

Službu poskytujeme podnikatelům a organizacím. Před prvním odesláním ověřujeme identifikační údaje ve veřejných rejstřících, web a popsaný způsob použití; účty, u kterých není použití v souladu s těmito pravidly, neaktivujeme. Provozovatel může kdykoli požádat o doplnění informací o tom, jak byly adresy získány.

6. Porušení pravidel

• Při podezření na porušení můžeme odesílání pozastavit okamžitě, bez předchozího upozornění, a zprávy ve frontě zadržet.
• Zákazníka vyzveme k vysvětlení; podle závažnosti účet obnovíme, omezíme nebo zrušíme. Při úmyslném zneužití (spam, phishing) účet rušíme bez náhrady za nevyčerpaný kredit v rozsahu, který připouští zákon.
• Zákonem vyžadované informace poskytujeme orgánům činným v trestním řízení na základě jejich žádosti.

7. Hlášení zneužití

Pokud jste dostali přes naši infrastrukturu nevyžádanou nebo podvodnou zprávu, přepošlete ji včetně hlaviček na abuse@topemail.cz. Každé hlášení prověříme a odpovíme do jednoho pracovního dne. Odhlášení z informačních zpráv konkrétního odesílatele řešte odkazem ve zprávě; pokud nefunguje, napište nám a adresu zablokujeme na naší straně.

Dotazy k pravidlům: info@topemail.cz. Související dokumenty: obchodní podmínky, ochrana osobních údajů, zpracovatelská smlouva, bezpečnost.

Summary in English (Acceptable Use Policy)

TopEmail.cz is a transactional e-mail service operated by Vojtěch Šafář (Czech Republic, company ID 03346951). Customers may send only messages triggered by the recipient's own action or by an existing customer relationship: order, payment and booking confirmations, shipping and delivery notices, invoices and payment reminders, verification codes, password resets, account and security notifications. Prohibited: unsolicited commercial e-mail, purchased, rented, scraped or harvested lists, phishing or impersonation, malware, illegal content, high-complaint categories (unlicensed gambling, deceptive loans or investments, unregistered pharmaceuticals, adult content, get-rich-quick and MLM schemes), sending after an unsubscribe or complaint, and sending from domains the customer does not own and has not verified (SPF, DKIM and DMARC required). Every business customer is verified before sending and starts with a low daily limit. Hard bounces and complaints are suppressed automatically; an account is paused for human review above a 2 % bounce rate or 0.05 % complaint rate. Abuse reports: abuse@topemail.cz, answered within one working day.